1. Le Conseil d’Administration (C.A)

Il est l’organe suprême de conception, d’orientation et de supervision ayant compétence pour délibérer sur toutes les matières relevant du fonctionnement normal du Centre. Il est renouvelé à la moitié de ses membres tous les trois (3) ans,  et se réunit en sessions ordinaires à intervalles réguliers au moins une fois par année. Il est composé i) d’un Représentant du Gouvernement du pays d’accueil ; ii) d’un Représentant de chaque Etat membre de la Région des Grands-Lacs ; iii) d’un Représentant de la Direction générale de l’UNESCO ; iv) du Directeur Général du Centre.

• Le Conseil Scientifique (C.S.)

Il est composé de personnalités scientifiques de renommée internationale et/ou reconnues dans la région et connues pour leurs travaux scientifiques, et venant de la Région des Grands-Lacs.

• Le Secrétariat

Il est composé du Directeur Général et du personnel nécessaire au bon fonctionnement du Centre. Il gère le centre au quotidien et rend compte au Conseil d’Administration.

1. LE FORUM DES MINISTRES

Il réunit les Ministres ayant en charge le Genre ou les Affaires des femmes dans les pays membres de la Région des Grands-Lacs. Trois Fora des Ministres ont déjà été organisés :

1. Premier Forum à Kinshasa, du 24 au 25 juillet 2008

Le but de ce Forum était de définir et de donner les orientations sur la structure et le fonctionnement du Centre.

• Deuxième Forum à Mombassa, du 1^er au 4 juin 2009

Ce Forum a eu à faire le suivi du plan d’action de Kinshasa et à élaborer la Résolution pour doter le centre du statut de la catégorie 2 de l’UNESCO à présenter au Sommet des Chefs d’Etats et du Gouvernement.

• Troisième Forum à Arusha, du 16 au 18 décembre 2010

Les Ministres  ont procédé à la signature de l’Acte Constitutif.

• Le Secrétariat

Le Secrétariat du Centre est l’organe qui administre et gère quotidiennement le CERED-GL, et qui en rend compte au Conseil d’Administration.

Le Secrétariat est composé du Directeur Général et du personnel nécessaire au bon fonctionnement du Centre.

Ce personnel est composé du personnel recruté par le Conseil d’Administration (le Directeur Général et les Administrateurs de programmes), du personnel recruté par le Directeur général (les Assistants de programme, le Traducteur et Editeur bilingue ; l’Informaticien, Webmaster et Gestionnaire de la base de données ; le personnel de soutien), et du personnel mis à la disposition du Centre par ses membres.

Le fonctionnement du Secrétariat est régi aussi bien par son Règlement d’Ordre Intérieur que par le présent Manuel des procédures.

• L’ORGANIGRAMME DU CERED-GL

2.3. LA GESTION DU SECRETARIAT

La gestion quotidienne du Centre est assurée par le Directeur Général,  sous la supervision du Conseil d’Administration. Il est le principal responsable de la gestion du Centre, des programmes, de l’administration, des finances et de la comptabilité.  Il se réfère, pour la gestion du Centre,  aux documents et textes juridiques ci-après :

• L’Acte constitutif du CERED-GL
• Le Protocole d’Accord entre la République Démocratique du Congo et l’UNESCO portant sur le Centre Régional de Recherche et de Documentation sur les Femmes, le Genre et la Construction de la Paix dans la région des Grands-Lacs placé sous l’égide de l’UNESCO (catégorie 2)
• Le Règlement d’Ordre Intérieur du Conseil d’Administration ;
• Les Procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration ;
• Le Règlement d’Ordre Intérieur du Secrétariat
• Le Document de la remise-reprise
• Le Contrat de bail pour l’occupation de la résidence de l’avenue de la Justice n° 67, Commune de la Gombe.

Le Directeur Général est assisté par une équipe de professionnels et un personnel de soutien. Il peut faire appel à un personnel temporaire en cas de besoin et ce conformément au Règlement d’Ordre Intérieur du Secrétariat.

 Le Directeur Général  définit et met en œuvre des stratégies devant permettre d’atteindre les objectifs et les missions du Centre. Il s’entoure d’un personnel qu’il mobilise pour concevoir et mener les activités du Centre. Il fait régner au sein du personnel une ambiance qui favorise l’accomplissement d’un travail de qualité. Il veille à la réputation du Centre, à sa crédibilité et à son rayonnement régional et international. Il est particulièrement redevable des responsabilités ci-après qui constituent son cahier de charges :

1. Gestion administrative
2. Veiller au bon fonctionnement du Centre et en rendre compte au Conseil d’Administration lors de ses réunions annuelles et à toute autre occasion ;
3. Elaborer et soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration les prévisions budgétaires annuelles et le plan d’action triennal et annuel ;
4. Exécuter le budget du Centre en sa qualité d’ordonnateur général ;
5. Elaborer et mettre en œuvre un système de suivi-évaluation, avec des indicateurs-clés, pour évaluer régulièrement les performances et l’impact des activités du Centre Régional ;
6. Organiser des réunions des services du Secrétariat de manière régulière ;
7. Mettre en place un Conseil scientifique tel que prévu dans les Statuts du Centre Régional ;
8. Organiser et participer aux réunions du Conseil scientifique ;
9. Proposer au Conseil d’Administration tout recrutement ou toute révocation des cadres supérieurs du Secrétariat ;
10. Veiller au respect des droits des cadres supérieurs et du personnel du Centre ;
11. Se conformer à l’Acte constitutif et aux Accords de coopération dans la gestion du personnel en détachement provenant des Etats membres, en tenant compte de la législation nationale de chaque Etat ;
12. Elaborer et transmettre au Conseil d’Administration et au Conseil scientifique pour examen et adoption le projet du Règlement d’Ordre Intérieur ;
13. Représenter le Centre en justice ;
14. Préparer le projet d’ordre du jour et les documents de travail du Conseil d’Administration, et le cas échéant du Conseil scientifique ;
15. S’assurer de la réalisation annuelle de l’audit financier externe du Centre ;
16. Veiller au respect du principe de la représentation régionale des Etats membres équitable et rotative dans le recrutement des cadres supérieurs du Centre ;
17. Réaliser toute tâche demandée par le Conseil d’Administration.

• Gestion des programmes et des projets
• Elaborer, soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration, et coordonner l’exécution des programmes de recherche, de documentation, de publication et de diffusion relatifs à la promotion de la Femme, du Genre et de la construction de la paix dans les pays des Grands-Lacs ;
• Assurer la coordination des activités du Centre, conformément aux programmes et directives arrêtées par le Conseil d’Administration ;
• Contribuer activement à la définition des stratégies qui font avancer le travail de la promotion de la Femme, du Genre et de la construction de la Paix dans les pays des Grands-Lacs par le biais de la recherche, du partenariat, de la construction des alliances et des initiatives de plaidoyer ;
• Fournir un leadership dans l’apprentissage et la génération des connaissances pour l’alignement thématique, en relation avec les priorités stratégiques des pays des Grands-Lacs ;

• Mobilisation des fonds
• Mobiliser les ressources et développer des partenariats ;
• Coordonner et faciliter le réseautage et les études différents services du Centre ;

• Partenariat, plaidoyer et visibilité
• Assurer la promotion des activités du Centre auprès des institutions nationales, régionales et internationales ;
• Organiser les rencontres de planification, de plaidoyer, et de suivi avec les partenaires clés dans le domaine de la promotion des droits des Femmes, du Genre et de la construction de la paix ;
• Fournir un appui technique et méthodologique aux recherches et autres activités du Centre menées par des partenaires et des Etats de la région des Grands-Lacs ;
• Solliciter, le cas échéant, une assistance technique auprès des partenaires et organisations de coopération ;
• Surveiller le fonctionnement des Centres nationaux et en assurer la collaboration entre eux et avec le Centre Régional ;
• Prendre des engagements pour le compte du Centre et faire rapport au Conseil d’administration ;

CHAPITRE III : GESTION DES DEPARTEMENTS

Le Secrétariat est structuré en quatre départements : le département de la Recherche et des Etudes, le département de la formation et du renforcement des capacités, le département de la documentation et des publications, et le département de l’administration et des finances.

Chaque département est dirigé par un Administrateur de programmes (AP), sous la supervision du Directeur Général. Le département de l’Administration et des Finances est dirigé par un Directeur administratif et financier (DAF).

Les AP et le/la DAF sont assistés dans leurs fonctions par un personnel de soutien composé, selon le cas, des Assistants de programme, des chercheurs associés ou invités, du chargé de communication et du suivi-évaluation, du Traducteur-éditeur bilingue, du documentaliste, de l’informaticien- webmaster et des agents administratifs de soutien.  Un(e) Assistante de direction assiste le Directeur Général.

     3.1 Le Département de la Recherche et des Etudes

La réalisation des recherches constitue la première mission dévolue au Centre. Les recherches réalisées au Centre portent sur le triptyque femmes-genre-construction de la Paix ; elles sont orientées vers la formulation des politiques.  Elles doivent permettre, en fin de compte, la promotion de la protection et du respect des droits de la femme, de la prise en compte du genre dans les sociétés et pays des Grands-Lacs, et du rôle et de la place de la femme dans la construction de la Paix dans cette région. Il s’agit de restituer  à la femme sa dignité et sa contribution majeure aux transformations sociales durables et au développement. 

Au cours de sa session de décembre, le Conseil d’Administration identifie, en prenant en compte les avis du Conseil scientifique, les principaux problèmes des femmes, du genre et de la construction de la Paix qui devront faire l’objet de recherches par le Centre au cours de l’année qui suit. La liste ainsi établie constitue le programme annuel de recherche du CERED-GL. Cependant, le Directeur Général peut compléter cet agenda de recherche en prenant en compte les problèmes émergents, et ceux qui sont jugés d’un intérêt commun avec les partenaires du Centre.

Lorsqu’il s’agit de recherches qui sont sollicitées par les partenaires, le Directeur Général devra :

1. s’assurer qu’elles portent sur les thématiques sur lesquelles travaille le Centre ;
2. S’assurer de la mise à disposition des fonds suffisants par le(s)  partenaire(s)  pour leur réalisation ;
3. veiller à ce que  leur propriété intellectuelle revienne en tout ou en partie au Centre.

Toutes les recherches réalisées par le Centre devront faire l’objet de publications et si possible d’un séminaire ou d’une conférence de dissémination et de dialogue politique.

Ainsi, l’Administrateur de programme du Département Recherche et Etudes a pour cahier de charges :

1. De rédiger des protocoles de recherche sur les thématiques décidées par le Conseil d’Administration ou proposées par le Directeur Général;
   1. De soumettre ces protocoles de recherche à l’approbation du Directeur Général pour être prises en compte dans la programmation annuelle ;
   1. D’identifier et de mobiliser, en concertation avec le Directeur Général, les chercheurs qui devront mener ces recherches ;
   1. De développer, ensemble avec les chercheurs identifiés, la méthodologie à suivre pour réaliser ces recherches ;
   1. De mettre à la disposition des chercheurs des moyens financiers et autres pour leur permettre de mener ces recherches ;
   1. De faire le suivi des activités de la recherche en cours ;
   1. De veiller au strict respect du calendrier de la recherche tel qu’arrêté avec le(s) chercheur(s)
   1. De soumettre le rapport de l’étude à l’approbation d’un comité de lecture et de recueillir ses avis sur la qualité et le caractère publiable du rapport ou non ;
   1. De transmettre au Département Publication et Documentation le manuscrit de l’étude dûment finalisé ;
   1. D’organiser des rencontres scientifiques autour des recherches qui sont entreprises ;
   1. De participer, à la demande du Directeur Général,  aux réunions de planification et autres rencontres scientifiques sur les thématiques des recherches en cours ou en perspective ;
   1. D’exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

L’Assistant (e)  de programme du Département Recherche et Etudes aura quant à lui/elle à exécuter les tâches suivantes :

1. Assister l’Administrateur du programme Recherche dans l’élaboration des protocoles de recherche ;
   1. Elaborer les budgets des recherches entreprises ou à entreprendre et suivre leur exécution ;
   1. Mettre en place et exécuter les mécanismes de suivi et évaluation des recherches qui sont entreprises ;
   1. Gérer les fichiers de données des chercheurs qui sont impliqués dans les recherches et être en contact permanent avec eux ;
   1. Assister l’Administrateur du programme Recherche dans l’organisation des rencontres scientifiques autour des recherches qui sont entreprises ;
   1. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Recherche et Etudes dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le Département Recherche et Etudes accueillera des chercheurs associés et/ou invités qui séjournent au Centre pour y réaliser des recherches sur les thématiques du CERED-GL. Ces chercheurs doivent :

• Avoir un programme de travail approuvé par le Directeur Général du CERED-GL et l’institution partenaire d’appartenance du chercheur ;
  • Réaliser le travail dans les délais impartis ;
  • Faire une présentation des résultats de la recherche menée au cours d’un séminaire;
  • Contribuer aux travaux de préparation de la publication du document produit ;
  • Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Recherche et Etudes dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

3. 2. Le Département de la Formation et du Renforcement des capacités

La réalisation des recherches de qualité sur les problèmes de femmes, du genre et de la construction de la Paix dans la région des Grands-Lacs exige une maîtrise des concepts  et des méthodes de recherche sur ces questions. Il importe par conséquent que les capacités à la recherche des chercheurs appelés à réaliser ces recherches soient renforcées à l’occasion des ateliers méthodologiques et d’écriture.  Ces ateliers doivent être considérés comme le lieu d’incubation des projets de recherche qui peuvent bénéficier d’un appui du Centre pour leur réalisation sous la coordination du Département Recherche et Etudes.

Par ailleurs, une bonne promotion de la protection et des droits de la femme, ainsi que de son rôle dans le processus de construction de la paix nécessite une inculturation de ces concepts dans la société, depuis les élèves et étudiants en cours de formation, jusqu’aux acteurs de la société civile, au personnel des médias et aux décideurs politiques qui mènent des activités sur ces thématiques.

Ainsi, l’Administrateur de Programme du Département Formation et Renforcement des capacités a pour cahier des charges :

1. D’organiser des ateliers de renforcement des capacités en méthodologie de la recherche et en écriture scientifique en se concentrant sur les thématiques retenues dans les programmes annuels de recherche ;
2. D’organiser, avec les institutions d’enseignement et de recherche, des sessions de formation de formateurs ou de renforcement de leurs capacités sur les questions de femmes, de genre, et de construction de la paix ;
3. De préparer, ensemble avec ces formateurs, des curricula qu’il convient de considérer comme des supports pédagogiques pour la formation et le renforcement des capacités aux différents niveaux ainsi que d’autres supports pédagogiques tels que les photos romans, les pièces de théâtre ; les bandes dessinées ; les sketchs ; etc. ;
4. Organiser les conférences de dialogue politiques et autres rencontres scientifiques autour de ces questions et des recherches réalisées par le Centre ;
5. Déterminer l’opérationnalité et de procéder à l’opérationnalisation de tout nouveau concept ou toute nouvelle théorie sur les questions de femme, de genre et de construction de la Paix ;
6. Participer, à la demande du Directeur Général,  aux réunions de planification et autres rencontres scientifiques sur les thématiques des recherches en cours ou en perspective ;
7. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général dans le cadre l’accomplissement des missions du Centre.

L’Administrateur de programme du Département Formation et renforcement des capacités sera assisté dans l’accomplissement de sa tâche par :

1. un Assistant de programme ; et
2. un chargé de communication et du suivi-évaluation.

L’Assistant de programme du Département Formation et renforcement des capacités aura quant à lui (elle) à exécuter les tâches suivantes :

1. Assister l’Administrateur du programme Formation et Renforcement des capacités dans l’organisation et la logistique des conférences, séminaires et ateliers ;
2. Elaborer les rapports de chaque conférence, séminaire et atelier organisé par le Centre ;
3. Elaborer les budgets des activités de formation et renforcement des capacités à entreprendre et suivre leur exécution ;
4. Mettre en place et exécuter les mécanismes de suivi et évaluation des activités de formation et renforcement des capacités ;
5. Gérer les fichiers de données des chercheurs et autres personnes qui bénéficient des activités de formation et renforcement des capacités ;
6. Assister l’Administrateur du programme Formation et renforcement des capacités dans l’élaboration des curricula et autres supports pédagogiques indispensables pour la formation et le renforcement des capacités ;
7. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Formation et Renforcement des capacités dans le cadre l’accomplissement des missions du Centre.

Le chargé de la communication et du suivi-évaluation sera chargé de :

1. Mener des activités de promotion du Centre ;
2. Procéder à la vulgarisation des activités réalisées par le Centre en utilisant les outils de communication les plus adaptés au contexte de la sous-région (exemples : journées de sensibilisation, colloques, portail Internet, Dépliant, Autocollants, Kit d’informations, Dossier de presse, articles périodiques dans les journées, enquêtes de notoriété, émissions radio-TV ;
3. Définir les indicateurs de suivi-évaluation du Centre ;
4. Etablir et exploiter une base de données de ces indicateurs ;
5. Faire semestriellement un rapport de suivi-évaluation des activités du Centre

f)   Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Formation et Renforcement des capacités dans le cadre l’accomplissement des missions du Centre

3. 3. Le Département de la Documentation et Publications

Pour qu’elles contribuent à la promotion de la protection et des droits de la femme et au changement des mentalités sur les questions de genre et de consolidation de la paix, les recherches menées au Centre doivent faire l’objet de publications et d’une grande dissémination auprès non seulement de la communauté des chercheurs, mais aussi des acteurs de la société civile, des médias et de la classe politiques qui se penchent sur ces questions ;

Les publications réalisées au Centre devront se faire à travers les ouvrages, les manuels, les revues, les rapports, les lettres mensuelles, les actes de conférences et séminaires, et d’autres formes de dissémination des résultats de la recherche plus accessibles au grand public telles que les photos romans, les bandes dessinées ; les sketchs, etc. ;

En attendant de disposer de sa propre maison d’éditions, le Centre collaborera avec les maisons d’édition qui existent pour publier ses travaux scientifiques et de vulgarisation ;

Par ailleurs, il importe que le Centre puisse constituer et disposer d’une documentation la plus complète possible sur les questions de femmes, genre et construction de la Paix dans la région des Grands-Lacs.  Cette documentation sera constituée non seulement des travaux réalisés au Centre, mais aussi dans d’autres institutions de formation et de recherche sur ces questions plus particulièrement, mais aussi sur d’autres questions d’intérêt général ;

De plus, il importe que toutes les activités menées par le Centre soient portées à la connaissance d’un public plus large afin de l’en informer et de l’inviter à participer à la réalisation des missions du Centre ;

Enfin, une des ambitions du CERED-GL est de constituer une base de données sur les réalisations en matière de promotion des droits des femmes, du genre et de la construction de la Paix, mais aussi sur l’expertise dont dispose le Centre en cette matière.

Ainsi, l’Administrateur de programme du Département Documentation et Publications a pour cahier des charges :

1. Procéder à la publication des rapports de recherche et autres documents élaborés par le Centre, en veillant à leur qualité telle que certifiée par les pairs et au respect de leur périodicité;
2. Procéder à la correction des manuscrits, à leur édition et à leur mise en page pour les rendre publiables ;
3. Mettre en place et en exécution un mécanisme devant permettre l’évaluation et la validation par les pairs des manuscrits soumis à la publication ; 
4. Assurer la dissémination des publications réalisées par le Centre auprès du public le plus large possible ;
5. Acquérir les ouvrages et autres publications réalisées par les institutions-sœurs ;
6. Constituer progressivement le Centre de documentation du CERED-GL et s’assurer de l’accès du public au Centre de documentation et de la protection de son fond documentaire ;
7. Constituer une base de données sur les réalisations en matière de promotion des droits des femmes, du genre et de la construction de la Paix mais aussi sur l’expertise dont dispose le Centre en cette matière (fichiers de données des chercheurs travaillant sur ces questions) ;
8. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

L’Administrateur de programme du Département Documentation et Publications sera assisté par un Editeur-Traducteur bilingue, un Documentaliste/Bibliothécaire et un Information-Webmaster.

L’Editeur-Traducteur bilingue aura pour tâches :

1. Traduire tous les documents produits par le Centre en Anglais ou en Français ;
2. Servir d’interprète lors des réunions du Centre, en particulier celles du Conseil d’Administration ; et coordonner l’équipe des interprètes à mobiliser lors des grandes rencontres scientifiques ;
3. Elaborer les budgets du Département Documentation et Publications et suivre leur exécution ;
4. Mettre en place et exécuter les mécanismes de suivi et évaluation des publications, documentation et autres tâches exécutées par le Département ;
5. Assister l’Administrateur du programme Recherche dans l’organisation des rencontres scientifiques autour des recherches qui sont entreprises ;
6. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Publications et documentation dans le cadre l’accomplissement des missions du Centre.

Le/la Bibliothécaire ou Documentaliste sera chargé(e) de :

1. Organiser et gérer la bibliothèque du Centre (catalogage, préparation des différentes fiches, gestion des périodiques, etc.) ;
2. Fournir toute documentation aux usagers de la bibliothèque ;
3. Faire une analyse des besoins des usagers pour s’y référer au moment de la commande des nouvelles acquisitions ;
4. Réception les acquisitions de livres et tenir à jour le registre des acquisitions ;
5. Faire réparer les livres et autres documents chaque fois que cela s’imposera ;
6. Faire l’inventaire des livres et d’autres matériels se trouvant dans la bibliothèque au moins une fois par an et justifier les pertes éventuelles ;
7. Procéder, avec l’informaticien-webmaster à la numérisation des ouvrages et autres documents produits par le Centre
8. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de programme du Département Formation et Renforcement des capacités dans le cadre l’accomplissement des missions du Centre.  

L’Informaticien-Webmaster sera quant à lui chargé de :

1. Procéder à l’entretien et à la sécurisation du parc informatique ;
2. Apporter toute assistance technique au personnel du Centre et à toute autre personne impliqué dans la réalisation des travaux au Centre en ce qui concerne l’utilisation de l’outil informatique ;
3. Mettre en ligne tous les publications du Centre et d’autres informations jugées nécessaires à être portées à la connaissance du grand public ;
4. Constituer, actualiser, et rendre dynamique et convivial le site web du Centre ;
5. Constituer et gérer une base de données sur les travaux et réalisation en matière de promotion des droits des femmes, du genre et de la construction de la Paix ;
6. Constituer et gérer une base de données sur l’expertise dont dispose le Centre en cette matière (fichiers de données des chercheurs travaillant sur ces questions) ;
7. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général ou l’Administrateur de Programme du Département Publication et Documentation dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

3. 4. Le Département de l’Administration et des Finances

Le Département de l’Administration et des Finances apporte l’appui technique, administratif et logistique pour la bonne réalisation des missions du Centre. Il veille à l’application stricte des procédures édictées dans le présent manuel par le personnel du Centre, y compris par le Directeur Général, les partenaires et les différents agents de ce département.  Il ne se contente par d’exécuter les procédures et les tâches, mais est aussi appelé à proposer des innovations devant permettre de rationaliser le travail réalisé au Centre.

Ainsi, le Directeur administratif et financier (DAF) a pour cahier des charges :

1. Participer à l’élaboration du programme et du budget annuels d’activité et à la préparation des états financiers, comptables et analytiques;
2. Engager les dépenses du Centre à temps et sans causer préjudice au bon fonctionnement des services ; et s’assurer qu’elles demeurent dans les montants autorisés dans le budget et sont effectuées conformément aux procédures et règles comptables reprises dans ce Manuel;
3. Gérer la petite caisse impliquant la préparation des bordereaux de comptabilisation d’entrée et de sortie des fonds ;
4. Procéder à la comptabilisation de toutes les opérations financières et budgétaires effectuées au Centre ;
5. Etre responsable de tous les dossiers qui concernent l’attribution des marchés ;
6. Soumettre au Directeur Général les rapports trimestriels et annuels d’exécution budgétaire ;
7. Faciliter le travail d’audit financier annuel du projet ;
8. Préparer les dossiers d’appels d’offres, en assurer la publication, et l’exploitation, et transmettre à l’approbation du Directeur Général ;
9. Procéder au contrôle de la livraison des nouveaux équipements, au suivi des contrats de maintenance, d’entretien et d’assurances, etc ;
10. Coordonner et superviser toutes les tâches administratives qui doivent être exécutées par les agents ;
11. S’assurer de la bonne prestation quotidienne de chaque membre du personnel ;
12. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le Directeur Administratif et Financier sera assisté dans l’exécution de ses tâches par les agents ci-après :

1. le/la comptable,
2. le/la chargé(e) du protocole, relations publiques et voyages ;
3. le/la chargé(e) des ressources humaines ;
4. le coursier-logisticien ;
5. le chauffeur-mécanicien ; et
6. le gardien chargé de la sécurité et la maintenance.

Le/la comptable : il/elle sera chargé(e) de :

1. Gérer les comptes conformément aux procédures et règles comptables ;
2. Soumettre les demandes d’achat émanant des différents départements au visa du DAF puis à l’approbation du Directeur Général en y joignant les factures pro-format ;
3. Engager les achats dûment autorisés et procéder à la comptabilisation des opérations    et à la sauvegarde des pièces justificatives ;
4. Procéder au paiement des salaires et autres avantages ;
5. Gérer les comptes fournisseurs, clients, employés, etc.
6. Préparer les états de besoin et assurer la gestion des stocks des fournitures de bureau ;
7. Fournir au DAF mensuellement l’inventaire du matériel et des stocks ;
8. Participer à la préparation des états financiers comptables et analytiques ;
9. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

La procédure à suivre en ce qui concerne la gestion des stocks est la suivante :

1. Solliciter chaque début de semaine des différents départements les besoins en fournitures de bureau et autres ;
2. Etablir les demandes d’achat en y joignant les factures pro-format, et les soumettre au visa du/de la DAF et à l’approbation du Directeur Général ;
3. Obtenir du/de la DAF les fonds nécessaires pour engager les dépenses ;
4. Effectuer les dépenses et établir les bons d’entrée en magasin des fournitures et autres achetés ;
5. Tenir des fiches de stocks où sont reprises les différentes retraits des fournitures etc. ;
6. Renouveler progressivement les stocks pour répondre à la demande des départements ;
7. Etablir des rapports périodiques sur les consommations.

Le/la chargé(e) du Protocole, Relations Publiques et Voyages : il/elle sera chargé(e) de :

1. Accueillir les visiteurs et les conduire auprès des personnes à visiter ;

Prendre les rendez-vous et organiser les visites/rencontres pour le Directeur Général ;

• Distribuer du courrier et faire le suivi des dossiers auprès des Ministères, Ambassades, et autres partenaires ;
• Suivre les dossiers d’exonérations, de dédouanement, de voyages ;
• Procéder aux réservations d’avion et à l’organisation des voyages de toute personne impliquée dans les activités du Centre ;
• Etre responsable des problèmes de visa, d’accueil des visiteurs à l’aéroport et assurer leur déplacement de et vers l’aéroport ;
• Etre responsable du problème de logement et du séjour de toute personne impliquée dans les activités du Centre ;
• Procéder au classement et à l’archivage des documents ;
• Participer à l’organisation administrative et logistique des séminaires/ateliers ;
• Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le/la chargé(e) des Ressources Humaines : il/elle sera chargé(e) de :

1. Participation au processus de recrutement : description des postes à pourvoir, avis d’appel d’offres, organisation des tests et interviews, mise en place du comité de sélection, établissement des procès-verbaux des recrutements ; etc.) ;
2. Mettre en ordre, classer et mettre à jour les dossiers administratifs de tout le personnel ;
3. Suivre la régularité du personnel au travail et en faire un rapport mensuel au/à la DAF et au Directeur Général ;
4. Gérer les congés du personnel conformément au Règlement d’Ordre Intérieur;
5. Gérer les cas des maladies et les absences du personnel conformément au Règlement d’Ordre Intérieur ;
6. Ouvrir et transmettre à la compétence du Directeur Général et de ses collaborateurs immédiats les dossiers disciplinaires ;
7. Coordonner le processus d’évaluation annuelle du personnel ;
8. Gérer la carrière du personnel (appréciation du rendement, avancement en grades, plan de formation, avantages sociaux, mise à la retraite) ;
9. Organiser les activités sociales et veiller à la bonne ambiance du travail.
10. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le coursier-logisticien aura pour tâches :

1. Faire les photocopies, tenir à jour le registre des photocopies, et relier les documents ;
2. Assurer l’entretien et la réparation éventuelle de la photocopieuse ;
3. Assurer l’entretien, la propreté et le bon usage des locaux du Secrétariat ;
4. Assurer les courses de service, y compris la distribution du courrier à l’interne ;
5. Gérer la cantine du Centre ;
6. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le chauffeur-mécanicien : il aura pour tâches :

1. Conduire le véhicule du service ;
2. Veiller à l’entretien régulier du véhicule et du groupe électrogène ;
3. Tenir à jour les carnets de bord du véhicule ;
4. Faire régulièrement (tous les mois) au DAF sur l’état du véhicule, du groupe  électrogène et des matériels sous son contrôle ;
5. Procéder aux petites réparations du véhicule et suivre les réparations du ressort des garages ;
6. Assurer les courses de service, y compris l’accueil et le transport à l’aéroport des personnes qui viennent participer aux activités du Centre ;
7. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

Le chargé de la sécurité et de la maintenance  aura pour tâche :

1. Assurer la sécurité des lieux durant la journée, ou la nuit selon la vacation ;
2. Assurer la propreté du jardin et des alentours des locaux ;
3. Accueillir à la porte d’entrée les visiteurs et les orienter vers les personnes qu’elles désirent rencontrer ;
4. Assurer la protection physique des membres du Secrétariat en cas de besoin ;
5. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le/la DAF et le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

3. 5     L’Assistant du Directeur Général

Le Directeur Général est assisté dans la gestion administrative du Centre par un(e) Assistant(e).  Il/elle aura pour cahier de charges :

1. Procéder à la préparation et aux envois du courrier émanant du Directeur Général et de ses collaborateurs ;
2. Procéder au traitement du courrier : réception, dépouillement, enregistrement, cheminement au Directeur Général ou tout autre destinataire, finalisation du courrier traité par le Directeur, distribution au sein des services ; etc.
3. Tenir à jour les registres de toutes les correspondances reçues et expédiées ;
4. Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage ;
5. Dactylographier tous les travaux du Directeur Général ainsi que ceux des Administrateurs de programme ;
6. Gérer le courrier électronique qui vient à l’adresse email du Centre ;
7. Rédiger les projets de réponses aux correspondances diverses, les soumettre au Directeur Général pour approbation et signature ;
8. Répondre aux appels téléphoniques ;
9. Gérer l’agenda du Directeur et de ses missions ;
10. Gérer le courrier entrant et sortant par l’adresse électronique du Centre ;
11. Exécuter toute autre tâche lui confiée par le Directeur Général  dans le cadre de l’accomplissement des missions du Centre.

• La Planification des activités

Les activités réalisées par le Centre  font l’objet d’une planification triennale puis annuelle.  La planification triennale se fait à l’occasion de l’élaboration du Plan Stratégique Triennal (PST) du Centre. Quant à la planification annuelle, elle se fait à la fin de chaque année pour prévoir les activités qui doivent être réalisées au courant de l’année qui suit. Tout le personnel est tenu de participer à cet exercice de planification.

Le PST ainsi que le Programme d’activités annuel (PAA) sont soumis à l’approbation du Conseil d’Administration avant d’être mis en application. Lors de cette approbation, le CA apporte ses recommandations et en informe le Directeur Général.  Il met à la disposition de ce dernier les fonds nécessaires pour pouvoir réaliser les activités prévues dans le PAA et le PST.

Le PAA ainsi que le PST donnent les grandes lignes des activités qui doivent être menées. Après leur approbation par le CA, le Directeur général élabore des documents de projets de recherche pour chacune des activités qui ont été approuvées. Il bénéficie dans cette tâche de la collaboration de l’Administrateur de programme du Département Recherche. Ces documents peuvent servir aussi à la recherche des financements auprès des partenaires.

Les fonds obtenus du CA ainsi que ceux octroyés par les partenaires financiers pour l’exécution  des PAA et des projets doivent être gérés convenablement en respectant les lignes budgétaires qui sont prévues dans les budgets des projets. Les dépenses engagées doivent être justifiées à la fin des projets et à la fin de chaque exercice budgétaire annuel.